Todo  buen profesional busca ser más eficiente, mejorar día a día y rendir más.

Sin embargo, con frecuencia esta meta es difícil de lograr, ya que no siempre tenemos control sobre las tareas que debemos hacer, o sobre las interrupciones o peticiones inesperadas que surgen por el camino.

¿Qué hacer entonces? ¿Añadir más tiempo a la jornada laboral? La mayoría de expertos señalan que estar más ocupado y trabajar más horas no es la respuesta. ¡Sigue leyendo y descubre por qué!

Razon 1. La sobrecarga de trabajo puede provocar impuntualidad y que se incumplan las fechas de entrega

Muchas veces, se estima que completar una tarea lleva menos tiempo del que realmente es necesario.

Ese cálculo “optimista” del tiempo que se emplea en cada acción provoca que los profesionales acaben acumulando más tareas de las que son recomendables en su lista de “cosas pendientes”.

Para evitarlo, Diana DeLonzor, autora de Never be Late Again: 7 cures for the Punctuality recomienda volver a calcular cuánto tiempo se tarda realmente en hacer las cosas e, incluso, darse un poco de margen para no sentirse apurados. “Si hace 10 años eran capaces de hacerlo en 20 minutos, creen que ahora debería ser igual. Olvidan el 99% de las veces que tardaban 30 minutos”, explica.

Estimar que una tarea lleva menos tiempo del necesario suele provocar malos hábitos en el trabajo, como llegar tarde continuamente a las reuniones, lo que es percibido como una falta de respeto por la persona que las convoca.

Por el contrario,  ser realista con los plazos de entrega mejora el rendimiento laboral y facilita el trabajo al resto del equipo.

Razón 2. Poner por delante las necesidades de otras personas aumenta los niveles de insatisfacción y de estrés

Saber decir que no es necesario de vez en cuando. Y es que, aunque ayudar a otros es beneficioso para todo el equipo, no se puede decir que sí a todo, especialmente cuando eso supone una carga extra de trabajo que, muchas veces, provoca no poder cumplir con las propias tareas.

Entonces, ¿cuál es la razón de que cueste decir que ‘no’? Hay personas que intentan complacer siempre a los demás para evitar confrontaciones, rechazos, o la sensación de culpa por haber herido los sentimientos de alguien.

Por ello, es bueno que este tipo de personas se familiaricen con el concepto de  ‘asertividad’, es decir, la capacidad de saber decir ‘no’ de una manera sencilla, empatizando con el otro.

Para más información recomendamos el artículo “Asertividad ¿Dónde está el límite?

Razón 3: No se alcanzan los objetivos propuestos

Escribir un listado de tareas pendientes es una excelente técnica para organizar el trabajo. El problema surge cuando llega el momento de elegir cómo abordarlas.

Con respecto a esto, existen diferentes métodos para lograrlo. Según el método GTD (Get the Things Done) de David Allen, debemos comenzar a procesar las cosas de una en una, siguiendo un orden y no dejar ninguna tarea o información sin gestionar antes de pasar a la siguiente.

A diferencia de otros expertos en gestión del tiempo, Allen no se centra en el establecimiento de prioridades.

En su lugar, él insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer. También sugiere que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser hecha inmediatamente.

El resto de acciones, las que conllevan una duración mayor, se deben anotar en una lista (Allen considera que la memoria es ineficiente para este caso) o se delegan en otras personas.

Una vez que hemos determinado las implicaciones de cada una de las tareas pendientes, es necesario adoptar un sistema efectivo de organización.  “Decide qué acciones requieren tu atención cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estás haciendo (y no haciendo) en cualquier momento”, explica.

Razón 4: Se producen desigualdades en el equipo ya que hay personas que, a tareas similares, necesitan más tiempo que otras para terminar el trabajo

El día tiene 24 horas para todas las personas. La diferencia está en cómo se realice la gestión del tiempo.

Si no existe una sobrecarga de trabajo, y se producen diferencias entre el tiempo que tardan en completar las tareas unos miembros y otros del equipo, es necesario identificar cuál es la razón.

A menudo, estos retrasos suelen deberse a ciertos ladrones de tiempo, es decir, factores negativos que impiden aprovechar efectivamente las horas de trabajo.

Aunque algunos ladrones de tiempo son inevitables, otros deben reducirse totalmente. El primer paso es identificarlos, para luego poner en marcha las estrategias necesarias para neutralizarlos.

Algunos ladrones de tiempo frecuentes en las empresas son la mala gestión de reuniones, el uso incorrecto del teléfono móvil o del correo electrónico, las interrupciones constantes, etc.

Razón 5: Disminuye el rendimiento de los profesionales

Cuando se hace una mala gestión de las tareas pendientes y no se dice que no a las tareas extra, se produce una sobrecarga de trabajo.

Para los profesionales, esto supone una disminución de su efectividad ya que sobrepasan los límites de su rendimiento máximo.

Los síntomas suelen ser que se tarda más tiempo del habitual en completar una tarea.

Una buena solución (además de seguir las recomendaciones anteriores) es replantearse los procesos de trabajo que no son efectivos.  Así, por ejemplo, expertos aseguran que las personas tienden a ser un 18% más productivas cuando reservan tiempo para actividades específicas y emplean menos tiempo en reuniones.

¿Qué cosas te hacen ser más eficiente? ¡Compártelas en la sección de comentarios!