Iniciarse en un nuevo empleo podría asemejarse al comienzo de una aventura. Tras el proceso de selección, que a menudo está repleto de una serie de diversas y variopintas pruebas, llega el primer día de trabajo.  Lo que se encontrará el candidato al cruzar la puerta de la entrada dependerá de muchos factores, pero lo que sí es seguro, en cualquier caso, es que, como decía Oscar Wilde, “no hay una segunda oportunidad para una primera impresión”.  Por eso, que las compañías dispongan y elaboren un manual de bienvenida puede llegar a marcar la diferencia en este tipo de situaciones, especialmente si se quiere reclutar y captar al mejor talento y fidelizar a los trabajadores.

Ciertos estudios así lo recomiendan, entre ellos uno elaborado por la Academy of Management Journal, (AMJ), entidad cuya misión es publicar investigaciones empíricas que prueben, amplíen o construyan una teoría sólida en el área del management de las organizaciones. Según este estudio, los primeros tres meses que una persona pasa en la empresa son fundamentales para entablar una buena relación con la organización y los compañeros de trabajo. Por ello, un Manual de Bienvenida es una herramienta perfecta para facilitar la transición de esas personas a su nueva etapa laboral.

¿Qué es un manual de bienvenida?

El manual de bienvenida en una compañía -también conocido como manual de acogida– es un documento que sirve de orientación para las personas que se incorporan a una organización. El objetivo del manual es integrar a la persona en su nuevo entorno de la manera más sencilla que sea posible.

Según expone el Gobierno de Canarias en su Guía para la elaboración de un plan de acogida, se trata de un instrumento con una doble finalidad. “Por un lado, cualquier organización necesita que sus empleados se integren cuanto antes en su centro de destino y conozcan las funciones y tareas del puesto de trabajo que van a desempeñar para realizarlas con eficacia en el menor tiempo posible. Por otro lado, también resulta de interés transmitir aquellos valores y cultura de la organización en la que el empleado ingresa”.

«Es la herramienta perfecta para integrar a nuevos miembros del equipo, hacerles que se sientan más seguros y un ahorro de tiempo por parte de la empresa a la hora de evitar errores o confusiones tanto en el funcionamiento de la misma, como en el desarrollo de las tareas del empleado», explican Noelia Jiménez en el Blog de IEBS School.

¿Qué debe recoger un manual de bienvenida?

Aunque la redacción de un manual de bienvenida varía de unas organizaciones a otras, conviene que contenga la siguiente información:

• Mensaje de bienvenida, generalmente a cargo del director general o responsable de la organización.

• Presentación de la empresa. En este apartado conviene ofrecer a la persona que se incorpora nociones básicas de cómo está estructurada la empresa, a qué sector o sectores se dirige, o si la empresa tiene otras sedes. También deben incluirse aspectos fundamentales de la organización, como la Misión, Visión y Valores, la política de Responsabilidad Social Corporativa (RSC), la historia de la empresa o los premios y distinciones más relevantes logrados hasta la fecha.

• Información de utilidad para el trabajador. En esta sección incluye toda aquella información necesaria para desempeñar su actividad: desde la normativa interna de la compañía y su política retributiva, hasta el horario de trabajo que el trabajador debe cumplir, la gestión de vacaciones o cómo tramitar los permisos y bajas.

El manual de bienvenida debe incluir cualquier información que pueda resultar de interés para los trabajadores que se incorporan, algo que puede variar en función de múltiples factores: perfil profesional, tipo de organización, incluso la edad o experiencia previa…. Es importante  que el manual se vaya actualizando a medida que evoluciona la empresa y, para que su lectura sea sencilla, su lenguaje debe ser lo más directo, sencillo y atractivo que sea posible.

Dar la bienvenida en equipo

Además de un buen manual de acogida en una compañía conviene que el proceso de bienvenida esté bien planificado y que se informe a las personas implicadas de qué deben hacer.

Y es que, en este caso, la improvisación no es la mejor manera de crear una buena impresión en la persona que se acaba de incorporar.

Además, conviene recordar que el proceso de bienvenida no debe terminar en ese primer día, sino que conviene realizar un seguimiento de las nuevas incorporaciones para garantizar que el proceso de adaptación a la compañía se realiza de manera adecuada, en sintonía con los objetivos, cultura y procesos de trabajo de la organización.

El proceso de bienvenida en Remica

En Grupo Remica  somos conscientes de que el «factor humano» es el principal activo en las organizaciones  y por ello tratamos de realizar una cuidadosa y cálida acogida  a todas las personas que se incorporan.

El protocolo de bienvenida incluye la visualización de vídeos de bienvenida y entrega de documentación que la persona que se incorpora necesita para desempeñar su puesto de trabajo, así como una presentación en la que se explica a la nueva incorporación tanto aspectos del negocio, productos y servicios, como los procedimientos que necesita para desenvolverse en la compañía.

La presentación incluye los siguientes apartados:

• Información relativa a nuestra empresa y al sector al que nos dirigimos: Trayectoria y configuración de la compañía, equipo humano, objetivos empresarias, áreas de negocio, productos y servicios que ofertamos, etc.

• Beneficios para nuestros colaboradores. En el proceso de bienvenida explicamos nuestras políticas de RRHH, Calidad y Medio Ambiente, Prevención de Riesgos Laborales, etc. También informamos de los planes de retribución flexible, los beneficios de empresa, el Programa de Teletrabajo o los programas de formación continua a través de nuestro Campus Remica. Y les comunicamos que realizamos un seguimiento de la trayectoria de cada empleado a través de las entrevistas de desarrollo anuales.

• Compromiso adquirido con Remica. En este apartado informamos sobre las normas de funcionamiento interno, incluyendo las normas de imagen y código de vestimenta, las reglas para la utilización de equipos informáticos y la Ley de Protección de Datos.

•  Canales de comunicación (interna y externa). Las nuevas incorporaciones también son informadas de qué canales de comunicación, internos y externos, pueden consultar para estar al día de la actualidad y las novedades que se van produciendo en la compañía.

Por otra parte, dentro del proceso de acogida, cada persona en función del área y las responsabilidades que desempeñe tendrá una Plan de Formación Inicial pormenorizado, incluyendo formación en los diferentes departamentos, para obtener una visión global de la empresa, así como formación ad hoc, como por ejemplo en herramientas de trabajo que utilizará diariamente o en técnicas más concretas y específicas, donde se le asignará un tutor para el seguimiento.

¿Quieres formar parte de Grupo Remica? Envíanos tu candidatura y consulta las ofertas de trabajo disponibles a través de nuestra web www.remica.es