Sin lugar a dudas, entre las grandes ventajas que ofrecen las nuevas tecnologías informáticas, destaca que han permitido mejorar la productividad en la empresa al poner al alcance de las organizaciones herramientas complejas, que hace unos años parecían casi de ciencia ficción, que les han permitido optimizar sus procesos.

Esta revolución digital ha generado impacto en múltiples aspectos de la vida empresarial, entre ellos la forma en la que se celebran las reuniones de trabajo,  a las que ya se puede asistir desde cualquier lugar del planeta siempre que se disponga de un dispositivo electrónico y conexión a Internet.

En principio, este aumento de la conectividad es una ventaja para mejorar la productividad de la empresa, ya que permite que profesionales que estén ausentes -en un viaje de negocios, por ejemplo-  puedan asistir virtualmente a reuniones en las que su intervención se considere fundamental. También supone un ahorro de costes para las empresas, que en lugar de tener que pagar el desplazamiento de sus trabajadores, pueden celebrar reuniones con profesionales que se encuentran en otras regiones o países.

Sin embargo, en la práctica, estas facilidades tecnológicas también han generado en muchas organizaciones un exceso de convocatorias a reuniones poco productivas. Así lo considera David Grady, gerente de Seguridad de la Información y experto en comunicación, quien impartió una charla al respecto en el marco de las prestigiosas TED Talks (Charlas TED).

Este experto ha publicado un vídeo en clave de humor alertando de las malas prácticas frecuentes en este tipo de reuniones. Esta grabación se ha hecho tremendamente viral –se ha visualizado más de un millón de veces en todo el mundo– y muchas organizaciones le han solicitado poder utilizarlo en sus programas de formación para mostrar a sus trabajadores cómo no se debe actuar en este tipo de reuniones virtuales.

Identificar las malas reuniones para mejorar la productividad en la empresa

¿Qué elementos identifican una mala reunión, que lejos de mejorar la productividad en la empresa supone un ladrón del tiempo para los empleados? Este vídeo explica de manera muy gráfica, y en clave de humor, qué factores pueden convertir en un fracaso las reuniones online mal planificadas:

Vídeo disponible con subtítulos en español en http://www.amara.org/en/videos/ZwDRG2lvIZG4/info/a-conference-call-in-real-life/

Para  David Grady, los problemas descritos en el vídeo no son algo excepcional, sino que, por desgracia, son frecuentes en millones de organizaciones.  “Imagina que llegas a la oficina un martes por la mañana y tu ordenador te avisa de que estás invitado a una reunión, pero no hay una ‘agenda’ de los temas que se tratarán en la misma ni una explicación de por qué has sido invitado y, sin embargo, asistes. Cuando regresas a tu mesa piensas que ojalá pudieras recuperar esas dos horas tan improductivas”.

Grady advierte de la “epidemia global” que supone un fenómeno que él –con bastante humor–  denomina SAI (Síndrome de la Aceptación Insensata), que consiste en aceptar inmediatamente invitaciones a reuniones internas una vez que estas se anuncian en los sistemas informáticos o dispositivos portátiles de los trabajadores, como si de un acto reflejo se tratara.

No se trata de restar importancia a las reuniones ya que, según el propio Grady admite, son instrumentos valiosos para lograr la colaboración entre personas y equipos de trabajo. Lo que este experto reclama es una buena organización de las reuniones, para mejorar la productividad en la empresa y poder lograr resultados “positivos y aplicables”.

Una situación muy común

En su opinión, además de impedir el poder mejorar la productividad en la empresa, el Síndrome de la Aceptación Insensata genera una situación de malestar en las personas, ya que a pesar de intuir que la reunión no sería iproductiva,  aceptan la invitación, lo que les hace sentir que, en cierto modo, han formado parte del problema. O, según sus palabras, una mala reunión es un “descarrilamiento colaborativo del que todos se marchan estando enfadados”.

Según la experiencia de este experto, se aprecia una cierta creencia generalizada de que no se puede hacer otra cosa para dejar de sufrir estas reuniones mal conducidas. “Pero lo cierto es que no somos en absoluto impotentes para revertir esta situación”, advierte, y sugiere que cada vez que recibamos una invitación a una reunión no aceptemos inmediatamente.

“Póngase en contacto con la persona que convocó la reunión para comunicarle que apoya su trabajo y preguntarle en qué forma puede ayudarle a conseguir sus objetivos. Si realizamos esta acción de manera frecuente y con respeto, quizá los otros se terminen por concienciar de cómo se crean las reuniones. Y ustedes terminen por estar más concienciados de por qué las aceptan», asevera.