Cuando procrastinar, o lo que es lo mismo, aplazar tareas, se convierte en un hábito es hora de replantearse la forma de abordar la gestión del tiempo.

Postergar tareas sin asignarle una fecha y hora para abordarlas es una forma poco eficiente de trabajar ya que, si se acerca la fecha de entrega y la tarea sigue sin completarse, aumenta la sensación de ansiedad en las personas, que ven cómo se van quedando sin tiempo para cumplir con sus compromisos.

Lo que suele suceder entonces es que se trabaja con tensión, habitualmente se dedica menos tiempo del que se debería a las tareas y, en consecuencia, el resultado puede ser peor del esperado.

Además, genera un sentimiento de malestar en las personas. Según el informe sobre Hábitos de procrastinación publicado en 2017 por la aseguradora Línea Directa, el 44% de los españoles que aplazan sus tareas afirman sentir culpabilidad o remordimientos.

Por su parte, el 40% padece estrés por no resolver sus tareas en los plazos que deben y un 21% ha tenido que hacer frente a enfados de familiares y amigos, algo que “sufren” más los hombres.

¿Por qué se procrastina?

Entonces, si es una forma poco eficiente de gestionar el tiempo, ¿por qué aplazamos la elaboración de ciertas tareas? Algunas de las razones más frecuentes son:

• Se tiene la confianza de que se podrá realizar la tarea en un periodo corto de tiempo.
• Otras tareas que se están realizando simultáneamente atraen más la atención.
• Es una tarea tediosa y por eso mismo se deja siempre para otro momento.
• Se espera un momento de inspiración o en el que el individuo se sienta anímicamente más preparado.

Según algunas investigaciones, nuestros cerebros están programados para procrastinar ya que resulta más fácil procesar pensamientos concretos que pensamientos abstractos. Por ello, preferimos priorizar tareas que podemos completar casi en el momento como contestar emails, realizar llamadas… y solemos postergar para otro día aquellas más largas y complejas.

Tampoco ayuda el ritmo de vida actual, en el que los sujetos están  hiperconectados, es decir, que están sometidos a un flujo constante de información a través de emails, whatsapp, alertas de noticias, etc.

¿Cómo hacer una mejor gestión del tiempo y dejar de postergar?

Un buen primer paso para dejar de procrastinar es reflexionar e identificar qué elementos están provocando la postergación de tareas.

• Ladrones del tiempo externos. Son aquellas situaciones inesperadas, muchas veces difíciles de prever, que se presentan a lo largo de la jornada laboral:
  • Llamadas de teléfono o emails que provocan distracciones innecesarias.
  • Reuniones mal planificadas
  • Interrupciones por parte de compañeros de trabajo.
  • Una mala organización y gestión del departamento.

• Ladrones del tiempo internos. En este grupo de englobarían aquellas actitudes personales que favorecen que se posterguen las tareas importantes como por ejemplo:
  • Mala planificación de la jornada laboral y desorganización del espacio de trabajo.
  • Falta de asertividad e incapacidad para decir que no a tareas que obstaculizan la consecución de objetivos.
  • Ser multitarea, saltando de una actividad a otra sin completarlas totalmente.
  • Incapacidad para delegar y falta de autodisciplina.

Por su parte, la autora Caroline Webb, en un artículo publicado en la revista Harvard Business Review,” sugiere que, para dejar de postergar las tareas el truco está en convencernos a nosotros mismos de que los beneficios de empezar a trabajar inmediatamente compensan con creces los inconvenientes.

Resaltar los beneficios de  hacer una tarea

Para hacer los beneficios de completar una acción tediosa parezcan mayores y más reales a nuestro cerebro la autora sugiere:

• Visualizar lo estupendo que será completar la tarea. Investigadores han descubierto que las personas son más proclives a ahorrar para su jubilación si se les muestra un montaje fotográfico de cómo serán en el futuro, ya que dicha imagen les hace percibir ese futuro lejano como algo más real, en el que será estupendo poder disfrutar de unos buenos ahorros. Estas conclusiones se pueden aplicar a esas tareas que se tienden a postergar. Si hacemos el esfuerzo de visualizarnos en el momento de completar dichas tareas, con la gratificación que eso supone, es más probable que dejemos de postergar.
• Difundir que se va a realizar una tarea. El sistema de gratificación de nuestro cerebro es sensible a nuestro entorno social. Nos importa ser respetados por otros, incluso por personas que apenas conocemos. Por eso, comunicar a otros que vamos a hacer algo nos ‘motiva’ a no postergar una tarea ya que la mayoría de personas no desean ser percibidas como “vagas” en su entorno social y laboral.
• Reflexionar sobre las desventajas que conlleva la inacción. Aunque habitualmente sopesamos los pros y contras de hacer algo, rara vez sopesamos las ventajas y desventajas de no realizar una determinada tarea. Este sesgo de omisión habitualmente nos lleva a ignorar algunos beneficios obvios de completar tareas.

Quitar importancia a las desventajas que tiene hacer una tarea

Para hacer que parezcan pocas las desventajas de acometer de inmediato una tarea, Caroline Webb sugiere:

• Dividir la tarea en pequeñas acciones. Para evitar que una gran tarea (por ejemplo, aprender francés) se convierta una meta imposible de alcanzar, el truco está en dividirla en pequeñas acciones fáciles de completar (solicitar información sobre los cursos, pedir hojas de inscripción, comprar material, etc.).
• Tratar de que la tarea transcurra en un contexto agradable. Romper el hielo para acometer una tarea tediosa será más fácil si se realiza en un contexto agradable para la persona que se va a realizar. Por ejemplo, celebrar una reunión larga convocándola como un ‘desayuno de trabajo’ que se celebra en una sala soleada y bien aireada.
• Terminar con situaciones de bloqueo que sufren algunas personas. Algunas veces se comienza una y otra vez una tarea y no se termina de completar. Esta situación de bloqueo puede solventarse simplemente preguntándose a uno mismo el porqué de esta situación. Caroline Webb pone un ejemplo en el que una persona, que aunque llega pronto al trabajo para mejorar su eficiencia no es capaz de fijarse, al principio de la jornada, las metas para el resto del día. Al preguntarse el porqué de esta situación, esta persona concluye que lo que realmente desea es desayunar en familia, y eso le dificulta concentrarse. Gracias a que el conflicto se ha identificado es más probable que se pueda superar. Así, por ejemplo, esa persona puede establecer metas al final de la jornada anterior, para no tener que llegar antes a la oficina y, de ese modo, desayunar con su familia.