Vivir el presente puede ser una tarea complicada cuando las personas entramos en modo ‘rutina’ y actuamos de manera automática: nos levantamos, desayunamos, vamos a trabajar, volvemos a casa y nos vamos a dormir. Algunos días se convierten en una copia de otros, y es inevitable ponerse a imaginar lo que haríamos “si nuestro horario laboral fuera diferente”, si tuviéramos vacaciones”, “si nos tocara la lotería”…
Estos pensamientos interfieren, evitando que podamos vivir el presente de manera plena y, en consecuencia, hacen que los días parezcan todos iguales y que tengamos la sensación de que tenemos poco margen para cambiar las cosas. Además nos restan concentración, contribuyen a generar la sensación de que podemos posponer nuestros planes y tareas y, en consecuencia, pueden llegar a genera ansiedad.
En este blog ya hemos hablado de cómo poner en práctica ejercicios basados en la metodología Mindfulness, para vivir el presente, fomentar la concentración y reducir el estrés, lo que mejora la salud y el bienestar de las personas. En esta ocasión, queremos profundizar sobre el método Getting Things Done (GTD) diseñado por David Allen para aumentar la productividad de las empresas y organizaciones.
El GTD se basa en el principio de que, para concentrarse, una persona necesita vivir el presente y liberar su mente de tareas pendientes. “La mente es como el agua; está hecha para tener ideas, no para contenerlas”, explica Allen.
Según su experiencia, es imposible no tener pensamientos mientras las personas están conscientes, por lo que el método Getting Things Done ha sido pensado para estructurar la mente de forma que pueda funcionar a un nivel más productivo y creativo. “El GTD ayuda a conseguir y mantener una condición mental óptima utilizando tus energías para pensar cosas en lugar de pensar en las cosas”, explica.
¿Cómo aplicar el método GTD en cinco pasos?
En lugar de establecer prioridades, el método Getting the Things Done recomienda crear listas de tareas específicas para cada contexto (llamadas telefónicas pendientes, reuniones, etc.) y no posponer cualquier nueva tarea que pueda ser terminada en menos de dos minutos.
Según este método es fundamental que sea fácil almacenar y consultar la información relacionada con las listas pendientes. De ese modo se evitan los bloqueos mentales que muchas personas sufren debido a una planificación insuficiente. La idea es lograr más y mejor capacidad de actuación y de innovación evitando el sentimiento de agobio que a veces se genera en las personas.
En palabras de Allen, es fundamental decidir qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen, no cuando expiran. “Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estás haciendo (y no haciendo) en cualquier momento” afirma.
Estos son los cinco pasos imprescindibles para aplicar el método GTD:
- Recopila aquello que capta tu atención
Utiliza un cuaderno, agenda, grabadora, etc. para dejar constancia de todo aquello que capta tu atención. No importa si se trata de asuntos grandes o pequeños; registra todas tus tareas pendientes, proyectos en los que estés implicado, asuntos que debes atender o cosas que necesitas terminar.
- Reflexiona sobre su alcance
Observa todas las tareas que has recopilado y pregúntate ¿es factible realizarlas? Aquellas que no puedas realizar descártalas, madúralas, o inclúyelas en un listado de tareas pendientes. Si te lleva menos de dos minutos no pierdas ni un instante más y resuélvelas enseguida. Si no, delégalas si puedes o ponlas en tu lista de “tareas a realizar”.
- Organízate; asígnale el lugar que le corresponde en tu lista de tareas
En los listados de tareas a realizar hay que incluir “recordatorios” en los lugares apropiados. Una forma de hacerlo es crear una lista por cada una de las categorías más importantes: llamadas a realizar, recados que cumplir, emails que enviar…
- Revisa tu lista de tareas
Ordenar adecuadamente las listas no sirve de mucho si estas no se repasan para comprobar qué es la siguiente tarea a la que dirigir nuestra atención. Realiza una revisión semanal para actualizar tus listas y aclarar así tu mente.
- ¡Comprométete! Simplemente cumple con tus tareas
Utiliza este sistema de organización para realizar las acciones apropiadas en cada caso. Una buena organización contribuye a que las cumplas a tiempo y de manera correcta lo que a la larga aumenta en las personas la sensación de que ellas tienen la capacidad materializar las cosas que se proponen.
Sobre el libro GTD
El libro Getting Things Done recoge la investigación que durante años ha llevado a cabo David Allen sobre métodos para aumentar la productividad. El libro ha sido traducido a una treintena de idiomas. En 2015 se publicó una nueva edición del libro actualizada con nuevas observaciones y descubrimientos sobre el método GTD y sus múltiples aplicaciones personales y profesionales.
